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Praxissoftware: Wer die Wahl hat, hat die Qual

 

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Verwaltung und Organisation einer Tierarztpraxis kosten eine Menge Zeit, weshalb das Hauptziel einer guten Praxissoftware die Optimierung von Arbeitsabläufen ist. Bei der Anschaffung sollte der Preis nicht das einzig entscheidende Kriterium sein. Vielmehr sollte die Frage im Vordergrund stehen, ob die angebotene Software in der Lage ist, den Workflow der Praxis zu erhöhen.

Die Suche nach einer geeigneten Software stellt nicht nur Praxisgründer, sondern auch hin und wieder “alte Hasen” vor die Herausforderung, sich im Dschungel der Software-Anbieter zurecht zu finden. Hin und wieder kann es durchaus sinnvoll sein, sich neue Software anzuschaffen, beispielsweise bei einer Umstrukturierung, Praxiserweiterung oder der Neuanschaffung von spezialisierten Geräten.

Vergleichs- oder Testportale gibt es für den sehr spezialisierten Markt der Tierarztpraxen-Software nicht, sodass sich Praxisinhaber selbst auf den Websites der Unternehmen umschauen müssen.

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Funktionen für alle

Was bei allen Anbietern zur Grundausstattung gehört, sind essenzielle Funktionen. Dazu gehören die Verwaltung elektronischer Patientenakten, das Erstellen von Abrechnungsdaten, ein Terminkalender und die Apothekenverwaltung. Weiterhin sind dies eine Buchhaltung mit DATEV-Einbindung, Kommunikationsfunktionen, Textverarbeitung und das Bereitstellen diverser Formulare. Zweckmäßig sind zusätzliche Funktionen wie Verbindungsmöglichkeiten mit sämtlichen Diagnosegeräten sowie Schnittstellen zur Übernahme von Daten aus externen Laboren. Auch einfache Tools wie Praxis-Leistungsstatistiken oder Wartezimmerlisten für größere Kliniken können sich durchaus lohnen. Mehr und mehr Bedeutung gewinnt außerdem die Einbindung von mobilen Geräten in den Praxisalltag.

Das leidige Thema: Was kostet es?

Bei vielen Anbietern sind die Kosten für die Praxissoftware nicht direkt auf der Website einsehbar, was daran liegt, dass die Preise sich häufig nach den jeweiligen Anforderungen richten und individuell verhandelbar sind. Manche Software-Anbieter haben einmalige Anschaffungskosten und zusätzlich regelmäßige Gebühren für Updates, andere nehmen eine monatliche Miete. Einige setzen auf ein jederzeit erweiterbares Modul-Modell, bei dem die Tierarztpraxen selbst entscheiden können, welche Funktionen für wie viele Benutzer sie benötigen. Für Praxen, die noch im Aufbau begriffen sind, kann dies eine kostengünstige Alternative sein.

Der Check auf Herz und Nieren

Vor der endgültigen Entscheidung lohnt es sich in jedem Fall, eine kostenlose Demo-Version auszuprobieren. Folgende Punkte sind dabei zu überprüfen: Vor allen Dingen muss die Praxis-Software anwenderfreundlich sein. Eine übersichtliche Bedienstruktur und einfaches, intuitives Navigieren erleichtern die Arbeit für alle Mitarbeiter der Tierarztpraxis. Schnelle Datenerfassung und -verarbeitung sorgen für einen reibungslosen Ablauf, ebenso wie die automatische Installation von Software-Updates über Nacht. Ganz essenziell ist natürlich ein stabiles System, denn Ausfälle bringen den gesamten Praxisalltag durcheinander und kosten viel Zeit. Für große Kliniken ist daher eine 24/7-Support-Hotline sicherlich hilfreich.

Der Marktführer unter der Praxis-Software

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Die im deutschsprachigen Raum marktführende Praxismanagement-Software easyVET kommt von der Firma VetZ GmbH. Das Unternehmen stellt seit Anfang der 1990er Jahre ausschließlich Veterinär-Software her. Anwender sind Tierarztpraxen jeder Art, Kliniken und Universitäten. Die Software läuft unter Windows, für mobile Geräte gibt es entsprechende Apps. Mit Service-Verträgen kann der normale Werktags-Support aufgewertet werden auf eine Rund-um-die-Uhr-Notfall-Nummer.

Angeboten wird als Grundausstattung die Praxismanagement-Software easyVET in drei Ausführungen, welche jeweils unterschiedliche Bildverarbeitungsmöglichkeiten mit beinhalten. Die Software bietet sehr viele Funktionen über den Standard hinaus, wie zum Beispiel eine integrierte Warenwirtschaft mit Online-Bestellung oder eine große Anzahl standardisierter Untersuchungsbögen für qualitätsgesicherte tiermedizinische Dokumentation.

Die Webanwendung vetsXL.com bietet Verknüpfungen zu allen wichtigen Laboren, Pharmafirmen, Tierregistrierungsstellen, etc. Desweiteren gibt es die spezielle Bildmanagement-Software easyIMAGE sowie die Röntgensysteme XDR und XCR.

easyVET bietet selbst in der einfachsten Variante bereits wesentlich mehr als andere Systeme, liegt jedoch in den Kosten dementsprechend höher. Die Software kann gekauft, gemietet oder geleast werden, wobei die Preise individuell und mit unterschiedlichen Support- oder Wartungsverträgen verhandelbar sind.

Alternative leistungsstarke Software

Ein weiterer Anbieter, der seit 1990 sowohl Praxen als auch Kliniken ausstattet, ist Vetinf. Die Software läuft ebenfalls unter Windows, eine Telefon-Hotline ist täglich von 8 bis 20 Uhr besetzt, sogar feiertags. Das Vetinf Basis-Modul bietet die übliche Verwaltung der Patientendaten, Behandlungsdokumentation, Rechnungswesen und ein Textprogramm. Zusätzliche Module beinhalten noch Apothekenverwaltung, interne Laborschnittstellen, Verarbeitung externer Laborbefunde, Praxisstatistiken, Bildverarbeitung und Finanzbuchhaltung. Die Einmal-Lizenz-Kosten liegen zwischen 2.000 und 4.000 Euro, hinzu kommt eine Monatspauschale. Eine Besonderheit von Vetinf ist, dass der Preis unabhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze ist, was sich für mittlere bis große Praxen lohnen kann.

Debevet und inBehandlung sind seit knapp zehn Jahren auf dem Markt. Beide sind für kleine bis mittlere Praxen sowie Tierheilpraktiker oder Tierphysiotherapeuten geeignet. Gearbeitet wird mit Cloud-basierter Software, wodurch auch von mobilen Geräten wie Smartphones jederzeit zugegriffen werden kann. Der Support läuft über E-Mails. Debevet hat drei Versionen im Angebot, die zwischen 48 und 148 Euro pro Monat liegen. Es gibt sogar eine kostenlose Version mit abgespeckten Funktionen. Allerdings eignet sich diese nur für Kleinstpraxen wie beispielsweise Besuchspraxen oder Tierheilpraktiker, da maximal drei Behandlungen pro Tag einzugeben sind.

Bei inBehandlung beträgt der Preis für ein einfaches Softwarepaket 99 Euro monatlich. Hierin sind die üblichen Grundfunktionen enthalten, Zusatzmodule kosten extra. Wie bei Vetinf sind die Kosten unabhängig von der Anzahl der Arbeitsplätze.

Sowohl debevet als auch inBehandlung können jeweils zum Monatsende gekündigt werden, was sie gegenüber einigen anderen Anbietern hervorhebt.

Abgespeckte Varianten für kleinere Praxen

Für kleine bis mittlere Praxen kommen auch noch andere Anbieter in Frage. Einige davon haben festinstallierte Softwareprogramme, andere arbeiten Cloud-basiert. Die Funktionen beschränken sich meist auf das Nötigste wie Terminkalender, Patientenverwaltung, Abrechnungen und Apothekenverwaltung. Manchmal sind Labor und Röntgen dabei, einige bieten auch Praxis-Statistiken oder Finanzbuchhaltungs-Komponenten an.

IDEXX-Animana beispielsweise funktioniert gut in einer Praxis mit IDEXX-Laborgeräten, welche dann direkte Anbindung an die IDEXX-Labore haben. VetOffice kostet in der günstigen Basis-Version nur 950 Euro Einmalgebühr, VetStar in der Grundversion etwas weniger, wobei dazu monatliche Gebühren von mindestens 12 Euro kommen. Der Vetmanager liegt bei 80 Euro Monatsmiete, aber es wird noch eine Schulungspauschale von 2.000 bis 4.000 Euro fällig. Bei Vemed belaufen sich die Anschaffungskosten je nach Anzahl der Arbeitsplätze und ausgesuchten Module auf 2.000 bis 4.000 Euro. Anidata, vetera und TPV geben auf Anfrage Auskunft über ihre Kosten.Tatsächlich gibt es auch eine Freeware namens FreeVet, die vom Unternehmen Eickemeyer angeboten wird. Geeignet ist sie für kleine Praxen, insbesondere für Einsteiger. Zur Anmeldung muss eine Apothekenbescheinigung vorgelegt werden. In der Basisversion bietet sie immerhin Patientenverwaltung, Terminkalender, Abrechnung, Kundenmanagement, Eigen- und Fremdlabor-Verarbeitung und sogar eine DATEV-Schnittstelle. Wer Extrafunktionen möchte, kann diese später dazukaufen, was bei einer langsam wachsenden Praxis durchaus Sinn macht.

ERP-Systeme

Vor allem große Tierkliniken arbeiten zur Erhöhung der Wirtschaftlichkeit mit einem sogenannten Enterprise Resource Planning System, kurz ERP-System. Dabei handelt es sich um Softwarelösungen für Unternehmen, die der gezielten Steuerung und Vereinfachung von Geschäftsprozessen dienen. Ein ERP-System umfasst Funktionen wie Materialwirtschaft, Personalwesen, Marketing oder Controlling und integriert andere Praxissoftware-Programme. Anfangs wurden ERP-Systeme fast ausschließlich in großen Firmen eingesetzt, sie eignen sich aber auch für kleinere Unternehmen wie Tierarztpraxen.

Weitere Informationen

Autorin: Johanna Schmidbauer, Veterinärjournalistin
Datum: April 2019
Quellen:
ERP-Systeme: www.erp.com.de (Abruf: April/2019)
Anidata: www.anidata.de (Abruf: April/2019)
debevet: www.debevet.de (Abruf: April/2019)
easyVET von VetZ: www.vetz.vet (Abruf: April/2019)
FreeVet: www.freevet.de (Abruf: April/2019)
IDEXX Animana: www.animana.de (Abruf: April/2019)
inBehandlung: www.inbehandlung.de (Abruf: April/2019)
TPV: www.tpv-systeme.de (Abruf: April/2019)
vemed: www.vemed.net (Abruf: April/2019)
vetera: www.vetera.net (Abruf: April/2019)
Vetinf: www.vetinf.de (Abruf: April/2019)
vetmanager: www.vetmanager.eu (Abruf: April/2019)
VetOffice: www.vetoffice.de (Abruf: April/2019)
Vetstar: www.vetstar.de (Abruf: April/2019)

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