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Buchhaltung in der Tierarztpraxis: Das müssen selbstständige Tierärzte beachten

 

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Foto: Pixabay.com

Viele Tierärzte träumen davon, eine eigene Praxis zu eröffnen oder eine bestehende Praxis zu übernehmen. Als Praxisinhaber kann man – je nach betriebswirtschaftlichem Geschick – nicht nur mehr verdienen, sondern die Ausrichtung der Praxis selber bestimmen und die eigenen Fähigkeiten besser einbringen. Die Schattenseite ist allerdings, dass man als Selbstständiger nicht nur Tiere behandelt, sondern auch für das Praxismanagement inklusive Buchhaltung zuständig ist.

Praxismanagement und Buchhaltung

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Neben der praktischen Tätigkeit ist man als Praxisinhaber für sämtliche Personal- und Managementprozesse verantwortlich. Selbst in einer kleinen Praxis wird man zumindest eine oder mehrere tiermedizinische Fachangestellte und später vielleicht sogar einen Assistenzarzt als Unterstützung haben. Für diese Angestellten trägt man als Chef die Verantwortung. Wer nicht ein entsprechendes Führungskräfte-Seminar besuchen möchte, sollte zumindest einen Blick in einschlägige Ratgeber werfen, um gut für Themen wie Betriebsklima, Umgangsformen, Mitarbeiter-Motivation, Konfliktmanagement, Gesprächsführung, Personalauswahl und Führungsstil gewappnet zu sein.

Darüber hinaus sind Inhaber auch für das Marketing und die Wirtschaftlichkeit der Praxis verantwortlich und bei einer Neugründung steht auch noch die Kundenakquise auf dem Plan, da noch kein treuer Kundenstamm existiert. Auch müssen Rechnungen an Tierhalter geschrieben, offene Rechnungen im Blick behalten, die Warenwirtschaft am Laufen gehalten und generell eine saubere Buchhaltung geführt werden, damit bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt keine Unstimmigkeiten auftauchen.

Bevor man sich also als Tierarzt selbstständig macht, sollte man sich zumindest in die Grundlagen der Betriebswirtschaft und Personalführung einarbeiten und am besten mit anderen Praxisinhabern aus dem Bekanntenkreis über die geplante Selbstständigkeit austauschen und offene Fragen klären – schließlich lernt man im Studium eher selten, wie man erfolgreich eine Praxis führt.

Kann man als selbstständiger Tierarzt die lästige Buchhaltung umgehen?

Da man als Praxisinhaber per Gesetz als selbstständig gilt, ist man zur Buchführung verpflichtet. Allerdings gibt es die Möglichkeit, diese Pflicht abzugeben und durch jemand anderes erledigen zu lassen. Dazu hat man als Tierarzt generell mehrere Möglichkeiten:

  • Übertragung der Pflicht an einen anderen Inhaber
    Sofern man sich an einer Gemeinschaftspraxis als Inhaber beteiligt hat, muss man nicht zwingend die Buchhaltung übernehmen. Stattdessen können solche Pflichten unter den Inhabern aufgeteilt und dadurch je nach persönlicher Kompetenz sinnvoller verteilt werden, als es in einer Praxis mit nur einem Inhaber möglich wäre.
  • Steuerberater
    Sollte man sich als Einzelkämpfer durchschlagen und alleiniger Inhaber einer Praxis sein, bietet es sich in manchen Fällen auch an, die Buchhaltung an einen Steuerberater auszulagern. Nachteil ist hierbei allerdings, dass durch den Steuerberater zusätzliche Kosten entstehen, die gerade in der Anfangszeit nicht unerheblich sind und die Bilanz zusätzlich belasten. Außerdem sollte zwischen Praxisinhaber und Steuerberater ein Vertrauensverhältnis herrschen, schließlich will man sich darauf verlassen können, dass der externe Berater keine Fehler macht und es bei einer Betriebsprüfung kein böses Erwachen gibt.

Buchhaltung selber machen mit Buchführungssoftware

Wenn man sich dazu entschließt, die Buchführung der Praxis selber zu übernehmen, muss man nicht ganz auf Hilfe verzichten. Mittlerweile gibt es moderne Buchhaltungssoftware, die einem einiges an Arbeit abnehmen und Zeit sparen können. Viele Hersteller bieten Komplettlösungen an, die alle wichtigen Bausteine zu den Themen Buchhaltung, Lohn und Gehalt, Aufträge und Rechnungen, Warenwirtschaft sowie Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung mitbringen. Damit lässt sich der Zeitaufwand für die Buchhaltung deutlich verringern – allerdings muss man trotzdem Lieferscheine, Rechnungen, Überweisungsbelege, Bankauszüge und andere Dokumente selber sammeln und abheften.

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Idealerweise bietet die Buchhaltungssoftware auch eine Übersicht an, in welchem Bereich die Einnahmen generiert wurden – so lassen sich die Einkünfte nach Tierarten unterteilen. Bei einer Kleintierpraxis bietet sich eine Unterteilung in Hund, Katze und Heimtiere an. Als Praxisinhaber kann man dann schnell analysieren, bei welchen Tierarten noch Wachstumspotenzial besteht und ob bestimmte Maßnahmen, wie Erinnerungskarten für Impfung und generelle Untersuchungstermine, zum Erfolg geführt haben.

Was gehört in eine Rechnung?

Zur Buchhaltung gehört natürlich auch das Schreiben von Rechnungen. Damit die Rechnungen gültig sind und keine Pflichtangaben fehlen, müssen folgende Punkte enthalten sein:

  • Wer stellt die Rechnung und an wen wird sie gestellt?
    Hier ist es wichtig, dass die vollständige Anschrift Ihrer Praxis und des Kunden auf der Rechnung vermerkt ist.
  • Ihre Steuernummer
  • Welche Leistungen wurden erbracht?
  • Wann wurden die Leistungen erbracht?
  • Welcher Betrag wird in Rechnung gestellt?
  • Wie viel Mehrwertsteuer enthält der Rechnungsbetrag?

Zusätzlich ist bei einer tierärztlichen Rechnung wichtig, dass folgende Punkte ebenfalls vermerkt sind:

  • Welche Tierart wurde behandelt?
  • Diagnose und Befund
  • Was für Arzneimittel und Material wurden benutzt?

Auch Tierarztpraxen sind Unternehmen

Egal, ob man die Buchführung selber in die Hand nimmt oder sich Unterstützung holt: Generell ist es empfehlenswert, sich vor der Gründung oder Übernahme einer Praxis ausgiebig mit Betriebswirtschaft zu beschäftigen. Eine Tierarztpraxis ist auch bei aller Liebe zum Beruf ein Unternehmen, das vernünftig und gewinnbringend geführt werden muss. Das meint natürlich nicht, dass man Tierhalter allen möglichen Schnickschnack verkaufen oder überflüssige Leistungen „andrehen“ sollte. Vielmehr geht es darum, ein Portfolio mit sinnvollen Leistungen anzubieten, das zum einen finanziell machbar ist für die Praxis und zum anderen der Gesundheit der Patienten zuträglich ist.

Man sollte auch ein Gefühl dafür haben, ob sich eine Investition lohnt und sich vorstellen können, wie oft beispielsweise ein digitales Röntgengerät zum Einsatz kommen muss, damit sich die Anschaffungskosten rentieren. Auch kann es sinnvoll sein, zu analysieren, in welchen Bereichen der Praxis noch Verbesserungsbedarf herrscht und wie die Kundenzufriedenheit erhöht werden kann. Beispielweise kann es hilfreich sein, den Patientenbesitzern einen regelmäßigen Check der Zähne und Mundgesundheit ihrer Katze anzubieten.

 

Weiterführende Informationen

Wie andere Tierärzte die Gründung erlebten

Rechnungsprogramm für Selbstständige

Tool zum Schreiben von Mahnungen

Zeitplan zur Gründung

Autor: Torge Ropers
Datum: Februar 2018
Quellen:

Kayser-Passmann, D. & Knäble, M.: Die Tierarztpraxis – Gründen mit Erfolg. Schlütersche, Hannover 2011
Reuter, H.-J. & Thiele, S.: Die gesunde Tierarztpraxis: Mitarbeiterführung und Motivation. Georg Thieme, Stuttgart 2011

 

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